根据总会的通知，为了严格执行出证认证业务规定,进一步规范商事证明书的管理, 现我会对日常办证企业在办理外贸文件认证时应注意的事项重申如下说明：

一   企业申办证明书必须提供以下资料：

1、完整、真实的填写“证明书申请表”（表一）。

1）准确填写公司的全称，中英文都要填写，要求与所盖的单位公章一致。

2）填写申办人的信息，电话传真等内容，以便我们审核文件时确认相关信息和及时补充申请资料。

3）填写需要认证的文件名称，即文书、单证的题目、标题等。

4）注明是否要领事认证。特别强调如果要送外国驻北京使馆认证的文件不能由我会来做证明书，必须要总会做证明书外交部才认可。如果送香港认证的文件或广州认证的文件可由我会做证明书。

5）文件份数，对于相同、相似和不同的多份文件，不能按一份来认证。只能“一事一证”，不能“一事多证”

6）列明所提交的所有资料名称

7）申请表上的印章可以是公章或声明上需要认证的文件印章

2、提交“声明”（表二）。如果经常办理的，可将声明原件交予我们备案，企业每次提供与原件一致的复印件。如企业在文件上的签字人及文件上的印章经常变化，可填写企业授权签字印章备案表在贸促会备案（表三）。

3、提交最新年审的营业执照副本影印件。如申请人经常性办理的，可进行备案，公司只需在每年营业执照年审或发生变更时，随时备案。

4、须认证的文件一式两份。

5、文件上的中英文名称不一致或公司名称的英文表述与中文不一致时，以《对外贸易经营者备案登记表》，或《外商投资企业批准证书》上的英文名称为准。

二、不同认证文件的相关要求

1）委托书、授权书必须加盖公章方可认证

2）盖签字章的文件必须同时认证印章及签字。企业必须确认签字人的真实性，如果不是法人代表签名的，在“声明”的第二项注明。签字只能确认中文名字，英文名字不予认证。

但以下情况除外：

外资法人代表：必须提供护照和营业执照复印件；

外国职员：必须提供护照复印件和公司在职证明原件。

3）自由销售证明书的认证

（1）    法检产品：提供国家质检部门或其指定的检验机构的检验证明；

（2）    非法检产品：提供国家专门主管部门出具的产品生产许可证或卫生许可证；

（3）    无需主管部门审批的产品须提供海关加盖验讫章的报关单复印件作为佐证。

认证食品、药品，医疗器械、化妆品等相关文件，必须提供食品药品监督管理部门出具的自由销售证明书的复印件；

认证农药类的文件必须提供农业部药检所出具自由销售证明书的复印件；

4）检测报告、产品分析证明、成分证明、无毒无放射证明的认证

非法检产品：提交营业执照、主管部门出具的生产许可证和产品合格证的复印件；

法定检验的商品：须提供有商检机构或国家商检部门、商检机构指定的检验机构检验并出具的检验证明；

5）商标注册证明：企业商标到国外注册，可以直接认证文件印章属实；个人商标到国外注册，不送使馆认证的，我们可以直接认证，如要送使馆认证的，必须要公证处的公证书才有效。

6）认证机构出的文件

境内机构出的文件：须提供认证认可监督机构或认监委颁发的许可证

境外机构出的文件：

（1）直接认证，德国莱茵公司出具的CE证书和TUV证书，我会可直接认证该类证书的影印件，申请人须提供原件予我会审核。

（2）间接认证：其他国外机构出具的文书，申请人出具加盖公章的声明，说明企业获证渠道及有关情况、认证目的，并担保文件正本的真实性、影印件与原件一致等，将国外证书的影印件作为附件，采用声明加附件的形式来间接认证国外证书。但是因外交部不认可这种形式，所以境外的文件不能送使馆认证。

7）格式函文件：

必须机打，内容有提及有附件，须连同附件一起认证，否则视为不完整文件，附件内容与主件必须相关，连贯一体的；

8）船证、提单、运费发票、保险单认证：

(1)  提交企业已年审工商营业执照复印件（加盖公司公章）

(2)  提交企业已年审国际货运代理企业批准证书/船舶代理/运输资格证明等等复印件（加盖公司公章）

(3)  外地企业提供不了原件时，可以提供扫描电子文档，并附上当地工商局的联系方式或网址，以便我会核查。

(4)  出具文件的公司填写“保证函”（表四）。

(5)  船运公司/保险公司可到贸促会备案，填写船运公司/保险公司备案登记表（表五）及提供最新年审的营业执照复印件。

9）认证影印件与原件相符，必须出示原件，提供两份复印件，我们对复印件认证。由于客观原因无法出具原件的，公司应该出具加盖公章的“保函”（表六）。

10）外文译本与中文译本一致的认证，译本原则上要求由专业翻译公司或专业翻译人员翻译，专业公司是指具有企业法人资格的从事专业外文翻译的公司，提交有效的营业执照加盖翻译公司的印章；外文译本由申请企业自行提供的，翻译人员应具有外语翻译中级职称以上的人员，译本需由该人员签字后加盖企业印章。

11）发票的认证，为了与产地证上发票号码一致，发票号码中间尽量不要留空，前后不要带点，发票上必须注明日期，号码，单价总金额。

12）境外公司的文件认证

香港地区的文件认证，文件必须通过香港总商会认证。提供商业登记证，填写申请表，贸促会对香港总商会的印章进行确认。

其他地区或国家的文件暂不能认证。

13）代办其他企业文件认证

（1）被代办企业需要完整填写表格一,表格二.必须保持书面清洁,字迹清楚,印章清晰,并留下联系人及联系电话;

（2）被代办企业须向代办企业出具授权书或委托书(表格七);

（3）代办企业须填写保函(表格八),以确定责任;

（4）代办企业及被代办企业须提交最新年审的营业执照副本影印件

（5）文件上的中英文名称不一致或公司名称的英文表述与中文不一致时，以《对外贸易经营者备案登记表》，或《外商投资企业批准证书》上的英文名称为准。